Comment synchroniser PlanningPME avec vos calendriers Outlook ou Google Agenda ? - Version Enterprise

Synchronisez le planning d'un ou plusieurs employ�s et m�me le planning d'une salle ou d'un mat�riel sp�cifique avec votre calendrier Outlook ou Google Agenda.
Avec la version Enterprise de l�application de planning en ligne PlanningPME, synchroniser les �v�nements d�une ou plusieurs ressources PlanningPME avec son calendrier Outlook ou Google Agenda devient un jeu d�enfant!

Introduction
Comment param�trer la synchronisation de calendriers avec Outlook ou Google Agenda?
Comment fonctionne la synchronisation de calendriers?
Droits d'acc�s concernant la synchronisation
FAQ

Synchro Outlook / Google Agenda

Introduction

Cette fonctionnalit� de synchronisation d�une ou plusieurs ressources PlanningPME avec les calendriers Outlook ou Google Agenda est disponible avec la version Enterprise de PlanningPME. Le param�trage se fait par chaque utilisateur et selon ses droits d�utilisation. Chaque utilisateur du planning va pouvoir synchroniser le planning des ressources qu�il peut consulter dans PlanningPME avec son agenda Outlook ou Google en suivant les �tapes list�es ci-dessous.

Pr�-requis techniques

Outlook : Avoir un compte Microsoft 365

Google Agenda : Avoir un compte Google personnel ou professionnel

Si votre utilisateur fait parti d'un annuaire d'entreprise de type Google Workspace, Microsoft Entra; un param�trage suppl�mentaire sera n�cessaire dans votre infrastructure pour permettre la synchronisation.

Comment param�trer la synchronisation de PlanningPME avec le calendrier Outlook ou Google Agenda?

Etapes de param�trage de la synchronisation

Chaque utilisateur PlanningPME doit proc�der aux �tapes suivantes afin de synchroniser le planning d'une ressource avec son calendrier Outlook ou Google Agenda:

Connectez-vous � votre planning en ligne PlanningPME Web Access
Allez dans le menu -> Mes calendriers
Cliquez sur le bouton � Ajouter un calendrier �.
Choisissez la ressource du planning que vous souhaitez synchroniser. Un utilisateur peut synchroniser uniquement les ressources pour lesquelles il a les droits en lecture.
Choisissez un calendrier: Microsoft Outlook ou Google.
Cliquez sur le bouton �Se connecter avec Microsoft� ou �Se connecter avec Google�
Donnez votre consentement en acceptant les autorisations demand�es par PlanningPME
Un message vous indique que le calendrier distant a bien �t� cr��. Chaque utilisateur a la liste des calendriers qu�il souhaite synchroniser dans le menu -> Mes calendriers
Acc�dez � l'agenda de la ressource directement depuis Outlook ou Google Agenda.

Vous pouvez ensuite synchroniser de nouvelles ressources humaines ou mat�rielles en reprenant les �tapes pr�c�dentes.

Calendriers synchronis�s avec Google Agenda

Un ou plusieurs agendas sont cr��s dans Google Agenda. Si il y a plusieurs calendriers, ils sont superpos�s et la couleur des t�ches correspond � la couleur affect�e au calendrier de la ressource.

Synchronisation logiciel de planning PlanningPME et Google Agenda

Calendriers synchronis�s avec Outlook

Un ou plusieurs calendriers sont cr��s en plus de votre calendrier principal Outlook. La couleur des �v�nements correspond � la couleur affect�e au calendrier d�une ressource.
Vous avez diff�rentes possibilit�s pour afficher plusieurs calendriers en m�me temps dans Outlook : mode c�t� � c�te, mode superposition.

agenda google synchronisation — Synchronisation logiciel de planning PlanningPME et calendrier Outlook

Comment fonctionne la synchronisation de calendriers?

Synchronisation unidirectionnelle

La synchronisation se fait dans un sens: la synchronisation des �v�nements se fait uniquement dans le sens de l�application PlanningPME vers Google Agenda ou Outlook. Le logiciel ma�tre est PlanningPME.

Ajouter, modifier et supprimer un �v�nement depuis PlanningPME

Ajout: Tous les �v�nements (t�ches et indisponibilit�s) cr��s depuis PlanningPME sont cr�es dans le calendrier distant.

Modification: Le logiciel ma�tre �tant PlanningPME, pour modifier un �v�nement, vous devez le faire depuis le logiciel en ligne PlanningPME.
Pour faciliter les modifications, un lien vers l��v�nement PlanningPME est envoy� dans chaque �v�nement synchronis� du calendrier distant. Ainsi, pour modifier l'�v�nement, il suffit de cliquer sur le lien.

Suppression: Tous les �v�nements (t�ches et indisponibilit�s) supprim�s depuis PlanningPME sont supprim�s dans le calendrier distant.

Choix des informations envoy�es dans le calendrier Outlook ou Google

Vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez voir dans la zone de commentaires des �v�nements Outlook et Google Agenda depuis le menu Outils -> Description -> Calendrier - Corps / Calendrier - Titre de l�application PlanningPME. Par exemple, affichez l'adresse compl�te du rendez-vous, et/ou l'�tat d'un �v�nement et/ou encore n'importe quel champ personnalis�.

Arr�t de la synchronisation et suppression du calendrier distant

Chaque utilisateur du planning peut choisir d�arr�ter la synchronisation vers le calendrier distant d�s qu�il le souhaite. Pour cela, depuis le menu �Mes calendriers�, cliquez sur le bouton �Supprimer� du calendrier distant que vous souhaitez arr�ter de synchroniser. Lors de la suppression, vous avez le choix de supprimer le calendrier distant qui a �t� cr�� par PlanningPME ou de le conserver.

Droits d'acc�s concernant la synchronisation

Droit de synchroniser avec Outlook et/ou Google Agenda

Au niveau des droits du groupe de l'utilisateur (Menu Donn�es -> Groupe), vous pouvez choisir si l'utilisateur peut synchroniser PlanningPME avec Outlook (Mes calendriers / Microsoft Outlook) et/ou Google Agenda (Mes calendriers / Google Agenda).

Quelles ressources l'utilisateur peut-il synchroniser?

Au niveau des droits de l'utilisateur (Menu Donn�es -> Utilisateur), vous pouvez choisir les services en lecture pour chaque utilisateur. Par la suite, l'utilisateur pourra synchroniser toutes les ressources faisant parties du ou des services qu'il peut visualiser.