Notification d'événements : Notifications automatiques (email et SMS) / Mes pastilles

Gr�ce aux notifications, restez inform�s � tout moment des nouvelles t�ches ou demandes de cong�s sur le planning !
Dans la version Premium de PlanningPME Web Access, il est possible de param�trer l�envoi de notifications automatiques par e-mail et/ou SMS aux utilisateurs, aux ressources et/ou aux clients selon des filtres et actions d�finis.

Les notifications sont incluses dans la version � Premium � de PlanningPME Web Access. En optant pour la version � Premium �, un menu � Notifications � appara�t dans le menu Donn�es. Si vous souhaitez b�n�ficier de cette fonctionnalit�, n'h�sitez-pas � nous contacter pour changer votre formule d'abonnement.

Afin de vous aider dans la cr�ation de vos notifications automatiques, suivez les �tapes d�crites ci-dessous. Tout d'abord, allez dans le menu Donn�es -> Notifications puis cliquez sur � Ajouter � pour cr�er une notification.

Description des champs disponibles

Nom : renseignez le libell� de votre notification
Evénement : choisissez si votre notification concerne les �v�nements de type � T�che � ou � Indisponibilit� �.
Filtres: choisissez les filtres � appliquer pour cette notification parmi les choix suivants :

• Libell� : la notification est-elle d�clench�e pour tous les libell�s d��v�nements ou seulement certains ?
• Ressources: quelles sont les ressources concern�es ?
• Services: quels sont les services concern�s par la notification ?
• Cat�gorie: quelles sont les cat�gories des t�ches ?
• Etat: quels sont les �tats des t�ches ou indisponibilit�s ?

Actions : pour chaque action,vous pouvez choisir le moment, le type d’action et le type de cible.

• Quand� : choisissez, dans la liste suivante, � quel moment la notification est envoy�e :
  Rappel: Envoi automatique d'un e-mail avant le d�but ou apr�s la fin d'un �v�nement
  Quand la cat�gorie devient...
  Quand l'�tat devient...
  Quand l'�v�nement est cr��
  Quand l'�v�nement est modifi�
  Quand l'�v�nement est cr�� ou modifi�
• Type d�action : choisissez parmi les actions suivantes: Envoyer par Email ou Envoyer par SMS
• Type de cibles : Cr�ateur de l'�v�nement, utilisateur, Ressource,Client
  

Vous pouvez d�finir des notifications individuelles par �v�nement � partir de l'onglet � Notification � disponible dans la fen�tre de l'�v�nement.

Pr�-requis

Afin que vos diff�rentes cibles (utilisateur, ressource et client) puissent recevoir un e-mail, il est imp�ratif que le champs e-mail soit renseign� dans les fiches correspondante de l'utilisateur, de la ressource et du client.Veillez � bien v�rifier la bonne saisie de cette donn�e.

S�lection de la langue pour chaque destinataire

Pour chaque destinataire cible (ressource, client et utilisateur), vous pouvez d�finir une langue de communication parmi les langues disponibles dans l'application (fran�ais, anglais, espagnol etc�). La notification sera envoy�e dans la langue choisie pour chaque destinataire cible.

Champs envoy�s

Voici les champs envoy�s par d�faut :

• Date
• Libell� de la t�che ou de l�indisponibilit�
• Etat de la t�che ou de l�indisponibilit�
• Le nom des ressources concern�es
• Bouton � Voir l'�v�nement � : ce bouton appara�t dans l'email uniquement si la cible est un utilisateur ou une ressource du planning. En cliquant sur ce bouton, si vous �tes un utilisateur du planning connect�, l��v�nement va s�ouvrir directement sur le planning � la date concern�e. Si la cible est un client, ce bouton n'appara�t pas dans l'e-mail automatique.

Vous souhaitez personnaliser le mod�le envoy� par email ? C'est possible, n'h�sitez-pas � nous contacter pour obtenir un devis.

Pr�-requis

Le champ "t�l�phone mobile" des diff�rentes cibles (ressource et client) doit �tre renseign� selon le format international (avec le code pays) dans les �crans correspondants afin qu�elles puissent recevoir un SMS.

Envoi via Amazon Web Services

L�envoi de SMS est r�alis� par Amazon Web Services, et vous devez au pr�alable ouvrir un compte AWS. Une fois votre compte cr��, paramétrez le service Simple Notification Service et générez la clé d’accès IAM. Cette clé devra être fournie à notre équipe technique lors de votre commande afin d'activer l'envoi de SMS sur votre accès. Vous g�rez par la suite vos cr�dits et le suivi des envois dans la console de gestion AWS.

NB: Si vous utilisez un autre fournisseur de SMS, contactez-nous afin que nous étudions vos demandes de développement.

Champs envoy�s

Voici les champs envoy�s par d�faut :

• Date
• Libell� de la t�che ou de l�indisponibilit�
• Etat de la t�che ou de l�indisponibilit�
• Le nom des ressources concern�es
• Lien vers l'�v�nement : le lien appara�t uniquement si la cible est une ressource. En cliquant sur ce lien, si vous �tes un utilisateur du planning connect�, l��v�nement va s�ouvrir directement sur le planning � la date de l��v�nement concern�. Si la cible est un client, ce bouton n'appara�t pas dans le SMS.

L�utilisateur qui cr�e les notifications aura des possibilit�s en ad�quation avec ses droits d�utilisation sur le planning.

Gestion au niveau des groupes d'utilisateurs

Vous pouvez restreindre l�acc�s � la gestion des notifications (Menu Donn�es -> Notifications) au niveau du groupe de l�utilisateur. Pour cela, il vous suffira d�aller dans le Menu Donn�es-Groupe, puis dans l�onglet g�n�ral et de d�cocher l�option Notification dans la partie Param�trage interne du logiciel.

Restrictions au niveau des filtres

• Limitations de services : les services list�s sont les services sur lesquels l�utilisateur dispose des droits en lecture.
• Limitations de ressources : les ressources list�es sont les ressources rattach�es aux services sur lesquels l�utilisateur dispose des droits en lecture.
• Limitations de libell�s : les libell�s list�s sont les libell�s relatifs aux services sur lesquels l�utilisateur dispose des droits en lecture.

Restrictions au niveau des actions

• Restriction de cibles utilisateur : si l�utilisateur a acc�s � la gestion des droits d�utilisation, il pourra choisir n�importe quel utilisateur pour cible. S�il n�a pas acc�s � la gestion des droits, il ne pourra s�lectionner que son nom d�utilisateur.

Restriction d�acc�s aux notifications cr��es par d�autres utilisateurs

La liste des notifications est filtr�e par utilisateur. En effet, un utilisateur ne voit que les notifications en ad�quation avec ses droits d�utilisation.

Exemple 1 : Notifications de cong�s

Description

Quand un cong� est cr�� sur le planning pour un employ� du service technique, le responsable Paul est notifi� par email.
Quand l�employeur accepte ou refuse le cong� (en modifiant l��tat de l��v�nement), l�employ� est notifi� par e-mail.

Tableau de param�trage

Nom :	Notifications de cong�s Service Technique
Evénement	Indisponibilité
Filtres	Libellé = Cong�s Service = Service technique
Actions	Action 1 Quand l'�v�nement est cr�� Type d�action = envoyer un email / Type de cible = Utilisateur / Choix utilisateur = Paul Action 2 Quand l��tat devient� Confirm� ; Refus� Type d�action = envoyer un email / Type de cible = Ressource

Exemple 2 : Notification de RDV

Description

Pour tous les employ�s du service marketing ou commercial, quand un RDV est cr��, modifi� ou supprim�, l�employ� est notifi� par e-mail.
De plus, le client re�oit un e-mail quand le RDV est confirm�.

Tableau de param�trage

Mes pastilles : notifications sous forme de pastilles et liste

Une notification informe l'utilisateur d'une création ou modification d'une tâche et/ou d'une indisponibilité liée à la planification. Les notifications sont définies par utilisateur et celui-ci sera averti dès qu'il y aura une modification par une pastille et par une liste.

Pour activer cette option, allez dans le menu Outils -> Options -> Ev�nement puis cochez « Activer Mes pastilles ». Puis au sein du menu Compte, l'option "Mes pastilles" appara�t.

Chaque utilisateur aura la possibilité de paramétrer ses propres notifications. Il pourra choisir le type de notification qu'il souhaite, ajout et/ou modification d'événements.

Par exemple, un manager peut vouloir être notifié quand une nouvelle indisponibilité est ajoutée sur le planning.

Pastille: Lorsqu'un utilisateur se connecte au planning, des pastilles indiquent les événements qui ont été créés ou modifiés sur le planning de la ressource.

Liste des notifications: Vous avez �galement une liste de toutes les notifications depuis le menu Compte-> Mes pastilles.

Pour supprimer une notification, il vous suffit d'ouvrir la tâche ou l'indisponibilité notifiée.