Planning Pr�visionnel | Comment le cr�er et avec quels outils ?
En r�sum�
R�ussir � bien planifier ses t�ches organisationnelles s�av�re un enjeu de taille pour une entreprise. Surtout quand on sait que 25 % des �ch�ances de projet n�ont pas �t� respect�es par les employ�s en 2022 . Parmi les solutions pour gagner en efficacit�, le calendrier pr�visionnel se r�v�le un dispositif puissant pour am�liorer sa productivit�. Comment cr�er un planning pr�visionnel�? Quelles sont les �tapes � suivre ? Et quels outils utiliser pour passer � une organisation du travail plus agile�? On vous explique tout.
Comment cr�er un planning pr�visionnel : �tapes et outils
Qu�est-ce qu�un planning pr�visionnel ?
D�finition
Le planning pr�visionnel est un outil redoutablement efficace en gestion de projet.Pr�sent� sous la forme d�un tableau, d�un calendrier ou d�une liste, il offre une repr�sentation visuelle claire de la charge de travail pour les semaines ou les mois � venir.
Aussi appel� plan ou calendrier pr�visionnel, ce type de planning permet :
- d��tablir l�organigramme du projet et les �tapes � suivre ;
- de fixer les objectifs � atteindre ;
- de pr�voir les ressources n�cessaires pour chaque �tape ;
- d�assurer que les t�ches d�finies soient r�alis�es dans les d�lais.
En un coup d��il, vous pouvez ainsi v�rifier les missions en cours, les dates butoirs, les rendez-vous clients, ou les cong�s et les absences de vos employ�s.
Diff�rence entre planning pr�visionnel et diagramme de Gantt
Ces deux outils r�pondent � des objectifs diff�rents. Le planning pr�visionnel fournit une vision globale d�un projet tandis que le diagramme de Gantt s�attache davantage au processus de r�alisation : il d�taille l�ordre pr�d�fini des t�ches, leur encha�nement, leur �tat d�avancement et, surtout, leur interd�pendance entre elles.
Le diagramme de Gantt se pr�sente sous la forme de barres horizontales. Il met en �vidence la m�thode du chemin critique d�un projet, c�est-�-dire, la plus longue s�quence de t�ches � ex�cuter pour achever le projet dans les d�lais. On constate ainsi qu�un retard sur l�une des t�ches impacte les d�lais de livraison du projet final.
Diff�rence entre planning pr�visionnel et r�troplanning
Un planning pr�visionnel fonctionne de mani�re chronologique. � l�inverse, comme son nom l�indique, le r�troplanning est �labor� � rebours : il part de la date d�ach�vement souhait�e d�un projet et positionne chaque t�che � r�aliser en remontant dans le temps.
Par ce proc�d�, le r�troplanning est moins flexible qu�un planning pr�visionnel et permet peu d�ajustements en cas d�impr�vus.
Exemples de calendrier pr�visionnel
Le planning pr�visionnel de projet
Prenons l�exemple d�un planning pr�visionnel de projet de d�veloppement d�un site web, et suivons les phases :
- Semaine 1 : Phase de pr�paration (r�union avec le client pour comprendre ses besoins et �laboration du cahier des charges)
- Semaines 2 et 3 : Phase de conception du site (maquettes graphiques)
- Semaines 4, 5 et 6 : Phase de d�veloppement web et cr�ation de contenu
- Semaine 7 : Phase de tests et de corrections
- Semaine 8 : Phase de d�ploiement du site internet
Un tel planning pr�visionnel d�finit des jalons pour chaque cycle de vie. Ce sch�ma facilite la visualisation des �tapes pour les �quipes concern�es.
Le planning pr�visionnel de travaux
Le calendrier pr�visionnel permet aussi de mod�liser les �tapes � ex�cuter sur un chantier. Voici un exemple pour la construction d�une maison sur plusieurs mois :
- Semaine 1 : Pr�paration du chantier et installation du site
- Semaines 2 et 3 : Op�ration de d�molition et de d�blaiement pour pr�parer le terrain
- Semaines 4 � 6 : Gros �uvre (fondations, soubassement)
- Semaines 7 � 10 : �l�vation des murs, �dification des planchers et �tages
- Semaines 11 et 12 : Travaux d��lectricit� et de plomberie
- Semaines 13 et 14 : Pose des sols et des menuiseries pour finaliser l�esth�tique du b�timent
- Semaines 15 et 16 : Travaux de finition (peinture, rev�tements muraux, etc.)
- Semaine 17 : Nettoyage du chantier et remise des cl�s de la maison au propri�taire
Bien s�quenc�, ce type de planning de chantier permet le respect des d�lais fix�s par vos clients.
� quoi sert un planning pr�visionnel ?
Faire un planning pr�visionnel en entreprise
Quelle que soit votre activit� (ind�pendant, PME ou grosse entreprise), un planning pr�visionnel reste un puissant instrument pour piloter votre gestion de projet. Il vous permet de :
- respecter les d�lais ;
- assurer le suivi des projets ;
- mobiliser les ressources dont vous avez besoin au moment opportun ;
- et surtout, ne rien oublier !
Un plan pr�visionnel pointe les p�riodes de forte activit�. C�est particuli�rement utile pour planifier une nouvelle mission et trouver un cr�neau, sans mettre en p�ril vos autres �ch�ances.
Avantages d�un planning pr�visionnel
All�ger votre charge mentale
Report d�une r�union, changement de date � la derni�re minute� Quand on g�re une entreprise, il est impossible de tout faire de t�te. Gr�ce au planning pr�visionnel, vous pouvez ajuster vos agendas d�un simple clic. Finis les pense-b�tes �gar�s et les oublis !
Gagner du temps
Le planning pr�visionnel permet de combiner votre agenda professionnel avec ceux de vos intervenants : un gain de temps pr�cieux pour coordonner les activit�s de chacun et se recentrer sur les t�ches essentielles.
Booster votre productivit�
Avec une bonne planification, vous favorisez votre productivit� en restant focalis� sur vos objectifs. Plus de perte d��nergie � rechercher les informations dans vos mails ou aupr�s de vos interlocuteurs : tout est centralis� au m�me endroit.
Faciliter les �changes et le travail collaboratif au sein de votre soci�t�
En communiquant les plannings en ligne en temps r�el, vous am�liorez le partage d�informations au sein de votre entreprise. Ce fichier commun, consultable � distance, fournit � chacun une r�partition claire des t�ches. Id�al pour vos employ�s en t�l�travail ou en d�placement.
Cr�er un planning pr�visionnel
Les 5 �tapes � suivre pour r�ussir son planning
- R�pertorier les diff�rentes t�ches du projet :
Listez toutes les t�ches indispensables � la r�alisation du projet. Puis divisez-les en sous-ensembles pour d�finir des lots de travail. Avec un tel d�coupage, vous b�n�ficierez de plus de visibilit� sur l�int�gralit� des activit�s � effectuer.
- Hi�rarchiser ces t�ches par ordre chronologique :
Ordonnez les activit�s, puis d�terminez les priorit�s : certaines t�ches doivent �tre r�alis�es en premier pour permettre le bon d�roulement du projet.
- Fixer le temps n�cessaire de chaque t�che et leur �ch�ance :
� vous de d�finir combien de temps va durer une t�che et de lui fixer une date de d�but et une date de fin. Cette �tape est d�terminante : elle doit �tre pens�e de mani�re pr�cise et objective pour �tre r�alisable.
- �valuer les ressources indispensables
Vous devez affecter les ressources humaines, mat�rielles ou budg�taires � chaque t�che afin qu�elle soit bien men�e � terme.
- R�partir les t�ches aupr�s de vos �quipes :
Afin de finaliser la planification, d�signez des responsables pour chacune des t�ches list�es. N�oubliez pas de prendre en compte les contraintes (autres missions, cong�s, jours f�ri�s, etc.).
Exemples d'outils pour r�aliser son planning
Faire un planning pr�visionnel est r�alisable sur plusieurs types de supports. � vous de trouver celui qui est le plus adapt� � vos besoins.
Cr�er un planning pr�visionnel dans Excel
Vous ne jurez que par le c�l�bre tableur ? Bonne nouvelle : vous pouvez �laborer votre plan pr�visionnel sur Excel. Pour cela, plusieurs options s�offrent � vous :
- concevoir son planning de A � Z � partir de ses propres donn�es ;
- recourir aux semainiers pr��tablis par Microsoft ;
- ou t�l�charger nos mod�les de planning pr�visionnel Excel gratuitement.
Une fois la feuille de calcul ouverte, il ne vous reste plus qu�� compl�ter les champs et personnaliser le document en fonction de votre activit�. Notez que m�me � partir d�exemples pr�ts � emploi, la mise en forme sur Excel peut s�av�rer fastidieuse. Ce qui accro�t le risque d�erreurs de saisie !
Utiliser un logiciel de planning pr�visionnel
Un logiciel de planning pr�visionnel tel que PlanningPME se r�v�le un v�ritable tableau de bord. Pour cr�er votre agenda, respectez les tutoriels et renseignez vos informations. Le logiciel met � votre disposition de tr�s nombreuses fonctionnalit�s d�di�es � la gestion de projet : historique et suivi, rapports statistiques, etc. Vous pourrez obtenir des donn�es pertinentes pour am�liorer vos process.
Autre avantage de poids : ce type d�outil propose souvent un syst�me d�alertes et de rappels pour suivre les d�lais et les �ch�anciers de projet.
Choisir une application de planning pr�visionnel en ligne
En passant par une application de planning pr�visionnel en ligne, quelques clics suffisent pour b�n�ficier d�un syst�me de planification ultra-performant. Enti�rement s�curis�, il se transforme en espace collaboratif, consultable depuis n�importe quel appareil connect�. Intuitive, l�application est aussi facile � prendre en main. N�h�sitez pas � essayer notre planning en ligne gratuit pendant 30 jours, le temps de vous faire une id�e.
FAQ
Cr�er un planning pr�visionnel vous tente, mais vous avez encore des questions ? PlanningPME vous r�pond
De la simple feuille de papier au tableau de bord num�rique, il existe une multitude d�outils vous permettant de r�aliser un planning pr�visionnel. � vous de choisir la m�thode qui vous correspond le mieux.
Tout d�pend de votre activit�. Pour les projets � long terme ou de grande envergure, privil�giez un planning annuel. Si vos projets sont en perp�tuelle �volution et requi�rent des ajustements constants, optez pour un planning mensuel ou hebdomadaire.
Si vous souhaitez gagner en temps, en �nergie et en productivit� dans votre activit�, la r�ponse est oui. Le planning pr�visionnel n�est pas seulement r�serv� aux entreprises. Vous pouvez l�utiliser au quotidien pour organiser m�thodiquement vos missions et mutualiser votre agenda avec celui de vos clients.