Planning � la Semaine | Pourquoi et Comment le r�aliser

D�finition

Se pr�sentant g�n�ralement sous l�apparence d�un tableau explicite et color�, le planning � la semaine est une sorte de calendrier ou semainier pour entreprise. Sous ses airs enfantins, il s�av�re une solution puissante pour optimiser la gestion du temps. Du lundi au vendredi, du mardi au samedi, etc., il offre une photographie hebdomadaire exhaustive ainsi qu�une vision pr�cise des t�ches � accomplir chaque jour. De telle sorte que dirigeant, manageur ou collaborateur puissent identifier les actions � mener et les priorit�s.

Un planning � la semaine permet � telle une cartographie sur plusieurs jours cons�cutifs � de :

• r�partir les plages horaires pour r�pondre aux besoins de l�entreprise ;
• d�composer les p�riodes de travail (travail effectif, pause d�jeuner, r�unions, formations, etc.) ;
• partager les disponibilit�s de chacun entre les diff�rents membres de l��quipe ;
• mettre en relief l�organisation dans son ensemble pour davantage de proaction.

Ce calendrier reste bien �videmment � adapter au business plan de la soci�t� qui l�utilise..

L�avantage de s�Organiser

Pouvoir se r�f�rer � un tableau qui centralise toutes les activit�s est un confort de travail qui contribue au bien-�tre g�n�ral. Tel un coach sportif d�taillant sur un tableau la position et le r�le de chaque joueur sur le terrain, chacun sait � quoi s�attendre � titre individuel et collectif :

• Travail � r�aliser � l�instant T ;
• positionnement de ses �quipiers ;
• situation des services connexes ;

L�avantage d��tre Flexible

Ce qui nous am�ne � ce deuxi�me avantage : la souplesse. Imaginez que vous vous trouviez au volant de votre v�hicule avec un itin�raire tout trac�. Cependant, face � la m�t�o, d��ventuels travaux ou un accident : m�me avec un bon GPS, la route ne sera surement pas telle que vous l�aviez imagin�. Il vous faudra peut-�tre g�rer les impr�vus pour mieux repartir. Il en va de m�me lorsque vous concevez votre planning � la semaine. Car, ce dernier �tablit une ligne de conduite id�ale, mais il n�est jamais fig�. Il s�agit d�un semainier hebdomadaire visant � vous accompagner, mais c�est vous qui pilotez.

L�avantage d�Anticiper

Cons�quence de la flexibilit� : la priorisation et l'anticipation. Dans la mesure o� vous avez un projet en cours d�terminant, il vous sera plus facile d�appr�hender ses r�percussions au sein de l��quipe. Pour cela, il vous suffira de structurer le projet en plusieurs �tapes ou d�associer de nouveaux collaborateurs. Ainsi, vous pourrez :

• garder le contr�le sur l�organisation d�taill�e;
• respecter les d�lais.

L�avantage d��tre P�dagogique et Productif

En utilisant un outil de gestion du temps de travail en ligne, il sera tr�s facile de cr�er un planning clair, respectueux du rythme de chacun. Par ailleurs, toute modification �tant visible d�s l�enregistrement des donn�es, les participants sont avertis instantan�ment de l�activit� d�une personne, de sa pr�sence en r�union, etc. D�jouer les �changes superflus (qui sont l�gions du lundi au vendredi), aura pour avantage de valoriser les individus et d�influer g�n�reusement sur la productivit�.

En r�sum�

Organiser les t�ches quotidiennes avec un planning hebdomadaire favorise la compr�hension, la coh�sion et donc la r�ussite de vos missions. Avec l�habitude, il permet de partager et de canaliser rapidement objectifs individuels et commun d�un seul coup d��il. De quoi envisager la semaine qui commence sereinement, et ce, quel que soit son r�le dans l�entreprise.

Vous ne savez pas par quoi commencer ? Voici les 5 principales �tapes pour y parvenir.

Lister vos t�ches

En partant des t�ches principales jusqu�aux plus petites :

• Faites un r�capitulatif sous forme de liste ou d�arborescence (ce qui vous semble le plus parlant), de tous les objectifs � atteindre.
• R�unissez la totalit� des informations dans un seul et unique endroit qui vous servira de base de donn�es pour construire vos calendriers hebdomadaires.
• Cr�ez-vous un mod�le de listes de t�ches que vous affinerez au fur et � mesure avec de la pratique.

Lister vos ressources

Pour chaque projet � r�aliser, vous aurez besoin d�y affecter une �quipe voire plus pr�cis�ment, des collaborateurs. Pour cela, il est primordial de faire l�inventaire de vos ressources, c�est-�-dire :

• Le nombre de services
• Le r�le des �quipes
• La qualification et les noms des personnes pouvant r�pondre aux besoins.

Cette premi�re �tape est essentielle quant � la pr�sentation des lignes et des colonnes qui apparaitront sur votre futur planning � la semaine.

Notre conseil pour ces 2 premi�res �tapes (et les suivantes) :en le faisant � plusieurs, ce sera plus stimulant et vous limiterez les oublis.

D�finir vos priorit�s et leurs �ch�ances

Autre phase cruciale : � partir des plages horaires qui vous concernent, reprenez votre arborescence ou votre liste de t�ches pour en d�finir les priorit�s. � savoir que pour chaque ligne de t�che ou d�objectifs � la semaine, il vous faudra :

• Affecter une �ch�ance correspondante ;
• D�terminer le temps n�cessaire � son accomplissement ;
• S�lectionner les ressources humaines garant de sa r�ussite ;
• �valuer le moment propice pour d�marrer le projet ;

Notre conseil pour cette 3e �tape :
Pr�f�rez des intitul�s clairs et synth�tiques pour r�aliser votre planning hebdomadaire et pr�voyez syst�matiquement une marge de man�uvre pour pallier les impr�vus. (Jours et collaborateurs de substitution en cas d�absences.)

Planifier vos missions par importance

Hi�rarchiser ses t�ches hebdomadaires, rel�ve parfois du casse-t�te. Raison pour laquelle un planning � la semaine vous permettra plus facilement de les agencer. Parmi ces priorit�s :

• Distinguez les objectifs � court et � long terme ;
• Scindez les �ch�ances lointaines en t�ches courtes ;
• R�partissez le fractionnement des missions sur plusieurs semainiers.

Notre conseil pour cette 4e �tape :
Communiquez les informations le plus t�t possible � vos �quipes. Elles appr�cieront l�initiative et seront plus � m�me de se pr�parer en amont.

Faire un point par semaine

Que ce soit en d�but, en milieu ou en fin de semaine, � vous de choisir votre rythme. Mais, ne n�gligez pas la r�alisation d�un point hebdomadaire qui vous permettra :

• D�encourager vos collaborateurs ;
• De vous assurer que vous �tes dans le timing ;
• D�identifier rapidement les freins ou les obstacles ;
• De trouver des solutions pour rebondir aussit�tt ;

Notre conseil pour cette 5e et derni�re �tape :
N�h�sitez pas � faire participer votre cercle de collaborateurs. Ils pourront vous offrir leur propre vision et seront d�autant plus impliqu�s dans le projet et ses d�lais.

Cr�er un planning hebdomadaire

Les plannings Excel

Outil de pr�dilection de nombreuses entreprises, le c�l�bre tableur offre une mise en place efficace et une premi�re exp�rience en autonomie. En effet, d�s lors que vous ma�trisez ses fonctionnalit�s, il sera pratique et rapide de cr�er un calendrier hebdomadaire pour l�impl�menter � l�entreprise.

Les plus d�un tableau de gestion Excel

� cet effet, vous trouverez sans encombre toutes sortes de semainiers pr��tablis via les supports Microsoft. Des mod�les de planning accessibles aux utilisateurs, qu�il vous faudra s�lectionner et personnaliser selon vos ressources et missions. Parfait pour une organisation fig�e, mais plus astreignant lorsqu�il s�agit de faire �voluer son planning au cours de la semaine.

Les inconv�nients d�un planning Excel

Pratique pour d�buter dans la gestion de planning, le tableau Excel peut - a contrario - s�av�rer sources d�erreurs. Ce type de dispositif n��tant pas vraiment intuitif, il demande une grande rigueur et des comp�tences dignes d�un virtuose. M�me sur une petite structure, dites-vous que sa r�ussite reposera enti�rement sur vos �paules. Une gestion de planning qui a ses limites, puisque tr�s prenante pour celui qui en a la responsabilit�.

Les plannings en ligne et les logiciels

Il s�agit d�une � nouvelle � g�n�ration de plannings, qui rivalise de fonctionnalit�s pour vous faciliter le quotidien. Mais, une g�n�ration pas si � nouvelle � que cela en r�alit�. La preuve, chez PlanningPME, cela fait plus de 20 ans que nous d�veloppons des solutions innovantes pour la gestion du planning en entreprise. En effet, depuis 2002, nous n�avons de cesse de vous offrir des alternatives de plus en plus performantes et collaboratives, tout en veillant � concilier humain et productivit�.

Avantages d�un semainier connect�

• Se param�tre pour se calquer � votre c�ur de m�tier.
• Permet de r�aliser des plannings conformes � la l�gislation.
• Limite les erreurs humaines.

R�aliser un planning hebdomadaire gr�ce � un pilotage assist� vous ouvrira la voie d�une organisation sereine. D�autant, si votre profession n�cessite des ajustements fr�quents.

Les solutions PlanningPME

Horaires du personnel, cong�s et absences, gestion de t�ches, projets, occupation des salles de r�union, projets, t�l�travail, formations etc. : nos solutions intuitives concernent toutes les exigences-m�tier, quelle que soit la taille de l�entreprise.

• Des logiciels de planning automatis�s ;
• Des plannings en ligne collaboratifs ;
• Des services d�assistance, de conseils et de formations ;

Int�ress� par un planning � la semaine efficient et interactif ? PlanningPME r�pond � vos premi�res questions.